最近,在 PTT 的 PhD 版有一些關於 presentation 技巧的討論。看了這些文章之後,我也想要表達一些我個人對於 presentation 的想法。剛好今年的願望之一,是要多寫 blog,而且要寫多樣性的文章,所以我就決定不在 PTT 上回文,而是在我個人 blog 發表以下的看法。歡迎大家一起來討論,並且給我建議。

我不敢宣稱自己對 presentation 很有一套。事實上我和大部分人一樣,對於上台還是有一些恐懼。我這篇文章想要強調兩個重點:第一,說服讀者給一個好的 presentation 是重要的,特別是針對想要走 academic research 這個 career 的人來說;第二,僅管我自己仍然不很喜歡上台 present,英文也不是我的母語,我如何在個人能力範圍之內,盡量做到給一個好的演講。

當然,整篇文章只是我的個人想法,我並不是專家。這篇文章只是單純整理並發表自己對 presentation 的想法,如果能夠對別人有一點點幫助,那當然就更好了。

【為什麼 presentation 是重要的】


我想,只要對 academia 稍微有一些觀察的人,都不會否定這一點吧?presentation skill 對一個 researcher 的 career,可能有關鍵性的影響。presentation 技巧卓越或拙劣,其間的差別絕對是無法忽視的。我想我應該不用特別推銷這個想法。

大家可以回想一下自己去學術 conference 的經驗。去開一次會,至少會聽到大概二十個 presentation,其中講者的表現高下自然有別。依我的個人經驗,我會把講者的表現打 1-5 分:

五分的講者,能讓你在短短二十分鐘裡,了解他的 research problem 的重要性,他的 solution 的創新關鍵所在,還有這個 solution 對這個重要的問題,有什麼樣的貢獻和其它 solution 相比有什差別、還有什麼值得再繼續研究的課題。聽完了演講,你會有一種衝動,僅管剛剛的演講很清楚明白,你卻覺得不夠。你會想要立刻打開作者的 paper,了解更多有關這個 work 的事情。這麼好的 talk 不是常常都有,但是偶爾就有人能夠做到。

四分的講者,讓你充分了解問題,和他如何一步步地解決這個問題,不過除非你自己也是對這個領域有某種程度的了解,你會比較難從他的 talk 裡,了解他的研究和別人的研究有什麼關連。In a sense, that talk is informative, but not insightful.

三分的講者,在演講裡至少包含了他的 problem 和 solution。不過他的演講缺少了 context,讓你覺得只是有人在台上丟出了一個問題,然後再把解法也丟給你。他的確解決了一個問題,不過那又有什麼重要呢?

兩分的講者,可能演講內容失焦,時間分配不佳,花了太多時間,讓聽者迷失在 equation 和 algorithm 構成的迷宮裡。所謂見樹不見林,他越是努力要講清楚每一個式子、每一個步驟,聽的人往往越來越迷失。你可能會開始無法集中注意力聽他的演講,而打開電腦 check email 或看手上的 program。

一分的講者,除了上述的缺點,可能還加上內容組織不良,說話詞不達義,讓聽者完全搞不清楚他想要說什麼,完全迷失在片斷句子構成的迷霧裡。到了最後,很不幸地,聽者可能根本就不在乎台上的人還有什麼要說的,只希望他快點下台,然後下一個講者可能會更好。同樣的,這樣子的災難不是常常都有,但是偶爾就有人能夠做到。

比較一分和五分的講者,他們可能都花了相似的時間心力,讓他們的 work 可以在這個會議發表。但是,五分的講者,可能讓所有聽到他演講的人,在回到家之後,第一個打開他的 paper,查看他到底做了哪些研究;一分的講者,可能除了 conference program 上的 paper title 和作者姓名之外,就沒讓來開會的人帶著任何印象回家。同樣是有內容的 research work,但第一個人充分把握了這個開會的機會,讓更多人對這個研究主題,特別是他的 work,產生興趣,第二個人卻沒有做到這一點。

我在這裡想強調的重點是:推廣自己的研究成果,是 researcher 不亞於做研究本身的重要責任。一個比喻是,把研究成果當成自己的小孩,我們不是把他生下來,然後放著自生自滅就好了。研究成果和 paper 的產生,只是你對這個研究的責任的開始,而不是結束。如果你曾經投入過大量的心力時間,讓自己的研究可以被發表在某某會議,那準備一個好的 talk,是你對自己的研究該負的責任。這些準備工作所要求的時間心力,是你的 work 應得的。退一步來說,大家來開會都交了 registration fee,還有 travel 的時間成本。今天幾十甚至上百位聽眾在台下,一個好的 talk,是他們應得的,也是上台的人應該要期許自己的。

【如何準備一個 talk】


以下我大概描述我如何準備一個 talk。準備一個好的 talk 的步驟相當繁複,要花的時間也很多。特別對英語不是母語的人來說,準備 talk 更多了一層苦工。不過切記,你所花的每一點時間和努力,都是會有回報的 - 好的 talk 沒有捷徑,就是花時間下去準備和練習而已。當然,根據 talk 的重要性不同,不是每一個 talk 都能夠佔用到這麼多時間,這就是個人 tradeoff 的問題了。

我在這邊寫的步驟,大致照著我之前寫過的
outline

1. 做投影片
現在幾乎所有的 research talk 都是用投影片來進行了。在製做投影片的時候,要特別注意:

(1) 一張投影片上的資訊量不要太多,讓聽者有閱讀的壓力。說實在的,很少有人會一字一句地去讀投影片上的內容。如果你的投影片讓人開始有在"讀東西" 的感覺,那它的字數已經太多了。試著簡化文字的內容,只寫 keyword,或把太大的投影片分成幾張。我個人是比較喜歡多張但簡潔的投影片,而不是少張但字很多的投影片。

(2) 每張投影片的 key point 要能夠讓人一眼了解。它可以是投影片的 title,可以是最後出現的 bottom line,或者整張投影片就是一張圖。但是你要清楚了解,每一張投影片,你要表達的關鍵是什麼。如果一張投影片的關鍵點不夠明顯,很容易就會讓聽者失去注意力。

(3) 整組投影片的呈現順序是不是能引人入勝,強調你研究的創新或有趣之處?注意:最佳的 presentation 順序,有時候並不是依照你的研究成果產生的時間次序,或依照 paper 上的 section 的次序。你需要適當地重組、省略、或增添 presentation 的內容,來造成最佳的呈現

(4) 記得要留下時間來讓聽者提問時間控制這件事情,其實是早在你上台之前就已經決定好了,而不是靠現場臨機應變。

2.寫講稿:
做好一個我暫時滿意的投影片版本之後,我會開始寫講稿。重要的 talk,我通常都會寫逐字的講稿。我知道有很多人並不同意這樣做,不過我認為,寫逐字講稿有很多好處,如下:

(1) 寫講稿幫助你理清思路,了解每一張投影片的關鍵字句在哪邊。當投影片被打在螢幕上,這些關鍵字句不應該有任何偏差的可能性。對每一張投影片,在上台之前寫下這些句字,可以非常有效地幫助你組織自己的演講。一件絕對不應該發生的事,是到了上台,看著投影片,才在想說我應該要講哪些事情 - 這應該是在前置準備工作時,早就決定了的事情。

(2) 寫講稿讓你有練習的依據。大家都知道好的 talk 來自於練習,但是在練習的時候,要如何知道自己練習的結果好壞?你要往哪個方向練習?如果沒有講稿,每次練習都是播放投影片,然後講著任何心裡想到要講的東西的話,那就算練了一百次,真正上台的那一次也只不過是第一百零一次練習罷了。好的講稿是你練習的 reference,讓你知道,你的練習有多少效果,遺失了什麼,應該改進哪邊

(3) 對英語不是母語的人來說,寫講稿讓你有更長的時間可以構思句子,還有它們呈現的順序 - 我並不贊成背稿,事實上我非常反對 - 寫稿的目的並不是要把它背起來,而是讓自己有機會更客觀地去觀察自己想要說的東西,是不是夠有組織

3.比對投影片和講稿:
投影片和講稿都做好之後,下一件事是比對投影片和講稿。一邊在電腦螢幕上播放投影片,一邊閱讀自己的講稿。仔細檢查,他們是不是彼此搭配良好?有時候,投影片放到某個地方,你會覺得,不對,這裡我應該說這件事,但是講稿上沒有;或者,投影片上的動畫,和講稿的次序不能配合(我習慣先說 point A 再說 point B,但投影片上的 bullet 是按第一下出現 B,第二下出現 A);有時候你會覺得,語氣的轉換不順,思路太跳躍等等。在這個階段最重要的是,仔細思考你的 talk 要呈現的是一個什麼樣的經驗,然後你的投影片和講稿是不是足以達成這一點

有時候我會用 powerpoint 的全螢幕播放,然後拿起講稿逐字念過去。每念一兩句,抬頭看著投影片,想想我說到這邊的時候,聽眾是不是應該看到這些字或圖?這個過程要反覆好幾次,直到我覺得投影片和講稿都 OK 了,才開始進入練習的階段。

如果有人(adviser?)願意幫你看投影片,到了這個時候,應該可以把初稿寄給他了。

4.自我練習及時間分配:
投影片和講稿的初稿都完成了之後,就可以初步開始練習。練習的方式有幾種:

(1) 一邊播放投影片,操作每一步驟讓文字出現,然後大聲朗讀預先寫好的講稿。這個練習的目的是讓自己習慣在投影片播放的每一步,應該要講哪些東西。同時也繼續注意,有沒有講稿與投影片不合的情形。通常你會發現,有些投影片,看著它念講稿上寫的文字,不知道為什麼就是怪怪的。那就有修改的必要。

(2) 播放投影片,不看講稿,在每一段文字出現的時候,回想自己應該講哪些重點。目的是確認自己在看著投影片的時候,可以順利想起該講哪些要點。

(3) 播放投影片,並且在不看講稿的情形下,講完整個 talk,並且計時。這裡的目的是估計 talk 需要的時間是否合理。一開始的時候,一定講得不太順暢,會有缺漏的情形,因此時間的估計並不會精確,但不論講得多麼不順,都要強迫自己完成整個 talk,再慢慢來檢討,目的是讓自己習慣講這個完整的 talk。但多試幾次之後,就會慢慢 converge 到一個差不多需要的時間。仔細思考這個時間是不是合理,如果太長的話,就要再次修訂投影片和講稿。

練習小有成果之後,就可以進入試講的階段。

5. 試講:
試講是指在自己習慣的環境(例如 group meeting)裡,對自己找來的聽眾給你的 talk。目的主要是習慣上台對著投影片演講,還有最重要的是得到聽眾的 feedback,以及了解自己在台上完成這個 talk 需要的時間是不是適當。另外也練習回應台下觀眾的問題。

試講通常會請自己的 adviser,同一個 group 的 lab mate,還有系上做類似研究的學生老師。我們 group 的習慣是試講通常要有兩三次,老師會針對我的演講內容和投影片,給予修正的建議。

我個人對試講的建議是:
(1) 第一次試講,可以讓聽眾打斷演講發問。但第二三次試講,最好是以 conference 進行的正式格式,一口氣完成演講之後,再讓聽眾發問。這樣比較有臨場感。

(2) 試講的同時要準備攝影機或數位相機,把自己演講的全程錄下來。我覺得這個是我老師給過我最好的建議之一。這個錄影檔,有很多妙用,接下來會說明。

(3) 請一個同學在台下計時,並且在一份印出來的投影片 handout 上,詳細記錄我在 "每一張" 投影片上花去的時間。

通常頭一次試講之後,不管之前做了多少準備,都會有修正內容的必要。因此第二次試講可能安排在兩三天之後,讓你可以利用這之間的時間,修改投影片和講稿,然後重新練習,還有 review 自己試講的內容。

6. Review 自己的試講:
試講完成之後,很重要的一件事是處理試講中得到的資訊:

(1) 根據聽眾的 feedback 來修改投影片、講稿。

(2) 仔細觀察自己在每一張投影片的時間分配,是否恰當?是不是有花足夠的時間在整個 talk 應該被強調的部分?是否有頭重腳輕,越後面越趕的情形?有沒有在不需要花時間的地方,講了太多無關輕重的贅字贅話?

(3) 觀看自己試講的錄影,仔細檢視自己的台風。是不是有做到大部分時間面對觀眾講話,並且有環視全場?是不是有多餘不必要的手部動作、臉部表情?有沒有在自己不知覺得情形下,講了很多累贅的發語詞?講到關鍵處,是否語氣堅定、強調,而且帶有熱情?輔助器材例如電射筆的使用,是否恰當?

(4) 回想試講的時候,聽眾問的問題。有沒有什麼不同的講法,可以在演講的過程裡,把本來不清楚的部分講得更清楚?有沒有很好的 point 值得加到演講的內容裡?

從以上這些分析,我們可以得到很多關於自己對這個演講準備程度的資訊。好好利用這些資訊,針對不足的地方練習、改進。

7.再度自我練習:
有了試講的經驗之後,我們還要繼續練習。在這個階段,通常開始會覺得有點煩,好像再怎麼練,結果都差不多。不過,我的經驗是,演講的練習是沒有 upperbound 的事情,隨著每一次練習,你的準備就越充分。Every single practice counts, and practice makes perfection.

除了在 4 裡面提到的方法之外,有了試講的資料,現在我們又多了不同的練習方式:

(1) 自己對著投影片試講並計時,觀察在每一張投影片上花的時間。和試講的時候相比,是不是達成了更理想的時間分配。針對你覺得花了太多不必要的時間的投影片多做重點練習,到達每講的一句話都 hit the exact point you want to make 的程度。

(2) 覺得太累不想講話的時候,就播放先前在試講的時候錄下來的影片。仔細觀察自己的表現。把好的部分記起來,把壞的部分找出來並且把該如何改進想清楚。

在重覆試講和練習的循環裡,最終你會找到一個自己大致滿意的時間分配,還有一個表現不錯的試講錄影檔。這個錄影檔就是你實際上台要參考的範本 - 你希望自己上台的表現大致要跟這個錄影檔一樣好。到了這一階段,演講的內容大致是確定下來了。接下來練習的目的,是要維持這個表現,並且增加自己在臨場也有類似的表現的機率。

8.維持階段:
通常到了這個時候,離正式上台的時間已經很近了。我建議維持每天一到兩次的練習,可以選擇看著投影片講,或者觀看自己的錄影檔的方式,來維持印象。

如果演講是在另一個城市開會,在上飛機的時候,我會準備:(1) 投影片的 handout hard copy,(2) 演講稿的 hard copy,(3) 把之前錄的試講檔案存在 laptop 裡。在飛機上,我會用翻看投影片 handout 的方式,在腦袋裡播放我演講的過程:現在我上台,然後說什麼,然後我按一下鍵,螢幕上出現什麼,然後我說什麼……一有遲疑,馬上翻到演講稿,看看自己打算要說什麼。練習累的時候,就看自己試講的影片,當做休息。

最後,到了上台的時候,你應該要對自己的投影片內容,像自己的身體一部分一樣熟悉。你不應該需要用眼睛盯著,才能用右手碰到自己的左耳朵 - 我的意思是,你應該不需要盯著投影片看,才知道接下來會出現什麼,你應該要講什麼。如果練習充分,我在上台的時候會有一種奇異的感覺,好像自己站在遙遠的某處,然後看著台上的另一個人,自然而然地幫我完成這場演講。我從來沒有試圖背過任何講稿,但是準備充分的時候,人就像裝滿了水的袋子,一打開嘴巴,原本應該要講的內容就正確地自然流洩出來。你可以做到對自己該說的內容 100% 掌握,自信自然就伴隨而來。不用擔心演講的內容之後,你也才有心力去花在該強調什麼、注意聽眾的臨場反應、時間是不是恰當等等事情上。

【結語】
如果這樣子去準備一個演講,到底要花多少時間?我的個人經驗是,一個20分鐘的 talk,花個二十小時以上是很常見的,有時候還要多很多。花了這麼多時間力氣,只為了給一個更好的 talk,值不值得呢?

我建議你這樣看這件事情:上台演講,不論在任何場合,都是一種特權。因為你之前努力工作、聰明地工作,所以你贏得了這樣一個特權,讓你獨占一小段時間,走上講台,說你自己想要說的話,而其它所有人只能別無選擇地傾聽。你可以任意揮霍這個特權,隨便亂七八糟地把它說完,不過我會強烈建議大家,不要這樣做。你之前付出的心力,值得得到更多的尊重。

而且,如果你的研究工作是延續性的,有未來一個接一個的 follow up,你會發現這些準備工作並不是單次的投入,完全無法回收。隨著準備演講,你對自己的研究內容越來越了解,你可以清楚分辨重點在哪邊,創新在哪邊,能夠引起人們興趣的在哪邊,而最難解釋的核心概念又是什麼。這些了解,對你未來繼續這個研究,還有未來的演講,都是很有幫助的。

一旦習慣了這樣準備,它就會變成一個自然的過程。很辛苦,但是必定有收穫。上台演講不是一個天生的技能,而是後天練習得來的 - 就算是你聽過最棒的演講,那個講者也絕不可能是第一次上台,第一次講這個主題,就能講成這樣。你看到所有好的演講,都是許多幕後準備的累積。準備演講沒有捷徑,但是人人都可以做得到。

希望以上對大家有一些微小的幫助。

【Acknowledgment】
我要感謝我的指導老師, U of Florida 的 Dr. Ahmed Helmy,在我求學過程裡持續給我很多準備演講的建議。另外還有 U of Southern California 的 Dr. Kostas Psounis 和 Dr. Bhaskar Krishnamachari,也給過我很重要的建議。以上所寫,大多受益於這三位老師。

引自: http://weijentravel.blogspot.com/2010/01/presentation.html

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